Umsýsla – yfirlit

Umsýsla – yfirlit

Einingarnar í Umsýslu hjálpa þér að stýra verkferlum í kringum aðföng: Sýningar, Samningar (útlán/innlán), Forvarsla , Flutningar (færa mörg aðföng í einu milli staða), Búnaður (umbúðir/stillingar), Skrásett og Rannsóknir/Greiningar. Hér fyrir neðan er yfirlit yfir algeng viðfangsefni og tengingar milli eininga.

Helstu einingar og tengingar

• Sýningar – skráning sýninga (vefsýningar fyrir ytri vef Sarps eru ekki skráðar hér), tímabil og staðsetningar, auk Tengdra aðfanga. Bættu gripum í sýningu beint eða úr leitarniðurstöðum.
• Samningar – skilmálar um útlán/innlán, ábyrgðir og tryggingar; tengdir gripir og aðilar (úr Stofnanir).
• Forvarsla – ástandsskráning, greining og aðgerðir.
• Flutningar – flytja marga gripi milli staða án þess að opna hvert aðfang fyrir sig (tímasparnaður og rekjanleiki).
• Búnaður – utanumhald um umbúðir, festingar, myndefnisbúnað o.fl. sem tengist sýningum og/eða flutningum.
• Skrásett – stöðuyfirlit og samantektir fyrir gripi í sýningum/samningum (hentar fyrir yfirferð, gæðaeftirlit og skýrslugerð). Hægt að skoða "árekstra" þ.e. t.d. ef óskað er eftir aðfangi í útlán en er einnig skráð á planaða sýningu á sama tíma.
• Rannsóknir/Greiningar – Stofnskráning fyrir fornleifarannsóknir og fornleifaskráningu; tengist aðföngum, stöðum og rafrænum skjölum.

Dæmigerð vinnuferli

1. Sýning er alltaf búin til fyrst. Lán er svo skráð áður en gripum er bætt við. Muna að tengja sýningu og lán strax, þá koma allar upplýsingar saman í Skrásett einingunni. Síðan er gripum bætt við í Skrásett einingunni.
2. Frá sýningu að gripum: Búa til sýningu → Tengd aðföng → bæta inn gripum (beint eða úr leitarniðurstöðum) → vista → nota Töflusýn til yfirferðar og Flytja út ef þarf.
3. Útlán: Búa til Samning (lánþegi/lánveitandi, skilmálar) → tengja gripi → skrá afhendingu og skil → hlaða upp skjölum undir Rafræn skjöl.
4. Flutningur: Opna Flutningar → velja upphafs- og áfangastað → bæta mörgum gripum → staðfesta → staðsetning uppfærð á viðkomandi aðföngum.
5. Ástand/forvarsla: Opna Forvörslu eða fara inn á grip → skrá ástand og aðgerðir → vista → tengdar aðgerðir sjást á grip og í samantekt.
6. Rannsóknir/Greiningar: Stofna rannsókn → tengja aðföng (oft þægilegast að byrja í Aðföngum og fara þaðan yfir) → skrá stað og lýsingu/texta → nota Töflusýn fyrir yfirlit og útflutning.
7. Skrásett: Nota fyrir samantektir og stöðuskýrslur; nýta síur og vistaðar sýnir. Sýnir ef ´"árekstrar aðfangs verða" t.d. ef aðfang er skráð á sýningu á sama tíma og óskað er eftir því aðfangi í lán.