Samstarfsaðilar – yfirlit og skráning

Samstarfsaðilar er miðlægt skráningarkerfi fyrir samstarfsaðila í Sarpi svo sem stofnanir, fyrirtæki, samtök og tengiliði sem þú vinnur með í sýningum, samningum, samskiptum o.s.frv. Þessi skrá er ekki hugsuð fyrir aðila sem tengjast beint tilteknum aðföngum (t.d. höfundur, gefandi) — þeir fara í Nafnaskrá. Samstarfsaðilar er því „viðskiptavina-/samstarfsaðilaskrá“ á meðan Nafnaskrá er tengd aðföngum.

Hvar finn ég Samstarfsaðila?

• Í valmynd kerfisins: Stofnanir → Samstarfsaðilar. Í ensku hjálparefni heitir þetta gjarnan Addresses. Ef ekki sýnileg smelltu þá á „hamborgara“-valmynd (☰) og virkjaðu efri flipann. 

Hvað geymir Samstarfsaðilar?

• Heiti aðila (stofnun/fyrirtæki/deild) og tengiliði.
• Póstfang, netföng, símanúmer og aðrar samskiptaleiðir.
• Hópa til að halda utan um lista/markhópa.
• Samskiptaleyfi (t.d. „má senda póst/tölvupóst“) 

Munurinn á Samstarfsaðilum og Nafnaskrá

• Samstarfsaðilar: samstarfsaðilar og tengiliðir sem taka þátt í sýningum, samningum, fornleifarannsóknum og samskiptum; ekki bundið beint við ákveðið aðfang. Gæti þó tengst aðfangi t.d. tryggingarfyrirtæki sem safnið tryggir verk hjá og tengiliðir innan þess. Samstarfsaðilar birtast ekki á ytri vef.
• Nafnaskrá: einstaklingar/hópar sem tengjast aðföngum (t.d. höfundar, ljósmyndarar, gefendur). Nafnaskrá birtist á ytri vef, nema annað sé valið.

Skrá eða breyta samstarfsaðila — ýmsir reitir

1. Búa til: Opna Stofnanir → Samstarfsaðilar → Búa til. Skráðu heiti stofnunar/fyrirtækis/deildar.
2. Tengiliður: Bættu við upplýsingum um tengilið (nafn, netfang, sími, póstfang). Stilltu má senda póst/tölvupóst samkvæmt samþykki.
3. Aðrir tengiliðir: Ef um stofnun er að ræða má skrá fleiri tengiliði og samskiptaupplýsingar.
4. Hópur - Hér er hægt að setja aðila í ákveðin hóp, til dæmis Flokkun: Settu aðila í hóp (undir tengiliðir) til að auðvelda síun og lista (t.d. fréttabréf/boðskort). Sjá nánar hér um hópa.
5. Aðrar upplýsingar: Fylltu út viðeigandi reiti eftir því sem á við (t.d. athugasemdir, vefslóðir).
6. Vista

Tenging við aðrar einingar

• Sýningar: sýningarstaður, samstarfsaðilar og tengiliðir.
• Samningar: lántakandi/lánveitandi og aðrir samningsaðilar koma úr Samstarfsaðilum.
• Skrásett: upplýsingar um aðila á bakvið verkefni
• Forvarsla: fagfólk (t.d. forverðir) er skráð í Samstarfsaðila.
• Fjármál undir aðföng eru tengd við Samstarfsaðila
• Rannsóknir: aðilar sem koma að fornleifarannsóknum/skrám eru skráðir hér