Samstarfsaðilar - hópar

Þessar leiðbeiningar eru í vinnslu.....

Í einingunni Hópar undir stofnanir er hægt að sameina samstarfsaðila í einn hóp og síðan nokkra hópa aðsetra í einn pósthóp. Þetta gerir þér kleift að búa til fjöldapóst bæði í bréfaformi og tölvupósti. Einingin Hópar  er staðsett í efstu valrönd undir Stofnanir.

Mismunur á valkostunum „Hópur aðsetra“ og „Póstpöntun“

Í einingunni Hópar er gerður greinarmunur á færslutýpunum „Hópur“ og „Póstpöntun“ þegar ný færsla er búin til.

• „Hópur“ sameinar marga samstarfsaðila.

• „Póstpöntun“ sameinar marga hópa.

Til dæmis getur póstpöntun „Sýning“ innihaldið hópana „Vinir safnsins“, „Starfsmenn“ og „Fréttamiðlar“ 

Kosturinn við „Póstpöntun“ er að hægt er að senda fjöldapóst á marga hópa samtímis. Ef sami tengiliður er í fleiri en einum hópi innan pósthóps er hann aðeins tengdur einu sinni við fjöldapóstinn.

Uppsetning eyðublaðs

Færsla af gerðinni „Hópur“ inniheldur sex reiti: Nafn, Aðgerð, Safn, Tegund, Athugasemdir og síðan töflu með endurteknum reitum fyrir samstarfsaðila hópsins. 

• Nafn: Nafn færslunnar.

• Aðgerð: Stjórnar póstsendingum (sjá nánar síðar).

• Safn: Sjálfgefið stillt sem „Hópar samstarfsaðila“, en stjórnendur geta bætt við fleiri lénum.

• Tegund: Fyllist út sjálfkrafa þegar færslan er búin til („Hópur“ eða „Póstpöntun“).

• Athugasemdir: Opinn textareitur fyrir skýringar.

Í töfluna neðst á eyðublaðinu er bætt við færslum með „+“ tákninu. Fyrir „samstarfsaðila“ má einnig bæta þeim við með því að nota leitarflipann hægra megin og draga og sleppa niðurstöðum inn í töfluna.

Póstsending úr Hópum samstarfsaðila

Til að framkvæma fjöldapóst þarf að stofna nýja Aðgerð.

• Smelltu á „+“ táknið í dálkinum Aðgerð.

• Fylltu út í reitina. Dagsetning og notandi skráist sjálfkrafa.

• Reiturinn Staða uppfærist í „Framkvæmt“ þegar aðgerðin hefur verið virkjuð.

Þrjár aðgerðir eru tiltækar:

1. Tölvupóstur

2. Bréf

3. Viðburður

Aðgerð „Tölvupóstur“

Mögulegt er að velja á milli mismunandi sniðmáta:

• EML eða MSG (persónugert) – hver viðtakandi fær sitt eigið skjal.

• BCC með notandaundirskrift – allir viðtakendur settir í BCC (með skiptingu í hópa ef yfir 100 viðtakendur eru).

Athugasemdir:

• Texti og efnislína eru teknar úr reitunum Efni og Athugasemdir HTML.

• Sniðmát sjá um kveðjur og undirskrift.

• Aðsetur merkt með „Nei“ í tölvupóstreit eru undanskilin.

• Hægt er að bæta við fylgiskjölum í gegnum Skjal.

Aðgerð „Bréf“

Með aðgerðinni Bréf er hægt að búa til fjöldabréf í .docx formi með staðalsniðmáti:

• Bréfið inniheldur dagsetningu, efnislínu, texta og heimilisfang viðtakanda.

• Kveðja og undirskrift eru skilgreind í sniðmáti.

• Aðsetur merkt með „Nei“ í reitnum Póstur eru undanskilin.

Aðgerð „Viðburður“

Aðgerðin Viðburður býr til áminningu í dagatalskerfi notandans í .msg formi:

• Tölvupóstfang notandans verður skipað sem skipuleggjandi.

• Efnislína verður heiti viðburðar.

• Athugasemdir fylgja með í lýsingu.

• Hægt er að tengja fylgiskjöl með sama hætti og í tölvupósti.

Að búa til eigin sniðmát fyrir póstsendingar

Hægt er að búa til sérsniðin sniðmát í Sniðmátseiningunni.

• Tölvupóstur: Velja þarf skýrslutegundina „E-Mail“ eða „Outlook E-mail“. Innra heiti sniðmátsins verður að enda á „AddressGroup“.

• Bréf: Í reitnum Flokkur þarf að velja „Letter“.