Samstarfsaðilar - hópar

Í einingunni Hópar undir Stofnanir er hægt að safna samstarfsaðilum saman í hópa, til dæmis „Fréttamiðlar“, „Vinir safnsins“ eða „Starfsmenn“. Einnig er hægt að sameina fleiri en einn hóp í Póstpöntun.

Hópa má síðan nota til að útbúa fjöldasendingar með tölvupósti eða bréfi. Einnig er hægt að búa til dagatalsviðburð.

Hópur eða Póstpöntun?

Þegar ný færsla er stofnuð í einingunni Hópar er valið á milli tveggja tegunda:

• Hópur – safnar saman mörgum samstarfsaðilum.
• Póstpöntun – safnar saman mörgum hópum.

Til dæmis gæti Póstpöntunin „Sýning“ innihaldið hópana „Vinir safnsins“, „Starfsmenn“ og „Fréttamiðlar“.

Búa til hóp

1. Opnaðu Hópar undir Stofnanir.
2. Smelltu á Búa til nýja færslu.
3. Veldu tegundina Hópur.
4. Skráðu nafn hópsins.
5. Bættu samstarfsaðilum við hópinn.
6. Vistaðu færsluna.

Helstu reitir

• Nafn: Nafn hópsins eða Póstpöntunarinnar.
• Aðgerð: Hér eru stofnaðar sendingar eða aðrar aðgerðir fyrir hópinn.
• Safn: Sjálfgefið er hópurinn skráður undir safni fyrir hópa samstarfsaðila.
• Tegund: Fyllist sjálfkrafa út eftir því hvort valið var Hópur eða Póstpöntun.
• Athugasemdir: Opinn textareitur fyrir nánari skýringar um hópinn.

Bæta samstarfsaðilum í hóp

Samstarfsaðilum er bætt í töfluna neðst á færslunni.

Hægt er að bæta aðila við með + tákninu eða nota leitina hægra megin:

1. Opnaðu leit að samstarfsaðilum hægra megin.
2. Leitaðu að þeim aðilum sem eiga að fara í hópinn.
3. Veldu einn eða fleiri samstarfsaðila.
4. Dragðu niðurstöðurnar yfir í töfluna eða bættu þeim við með viðeigandi aðgerð.
5. Vistaðu hópinn.

Búa til Póstpöntun

Póstpöntun er notuð þegar senda á á fleiri en einn hóp í einu.

1. Smelltu á Búa til nýja færslu.
2. Veldu tegundina Póstpöntun.
3. Skráðu nafn Póstpöntunarinnar.
4. Bættu þeim hópum við sem eiga að vera með í sendingunni.
5. Vistaðu.

Póstsending úr Hópum

Til að útbúa fjöldasendingu þarf að stofna nýja Aðgerð.

1. Smelltu á + við reitinn Aðgerð.
2. Veldu tegund aðgerðar.
3. Fylltu út nauðsynlega reiti.
4. Dagsetning og notandi skrást sjálfkrafa.
5. Keyrðu aðgerðina og vistaðu síðan hópinn.

Þrjár aðgerðir eru í boði:

• Tölvupóstur
• Bréf
• Viðburður

Tölvupóstur

Þegar aðgerðin Tölvupóstur er valin er hægt að nota mismunandi sniðmát fyrir sendinguna.

• EML eða MSG – persónugert: býr til sérstakan tölvupóst fyrir hvern viðtakanda.
• BCC með notandaundirskrift: viðtakendur eru settir í BCC. Ef viðtakendur eru fleiri en 100 skiptir kerfið sendingunni niður í fleiri tölvupósta.

Efnislína og texti tölvupóstsins eru skráð í viðeigandi reiti í Aðgerðinni. Sniðmátið sér meðal annars um kveðju og undirskrift.

Bréf

Með aðgerðinni Bréf er hægt að útbúa fjöldabréf í Word.

Bréfið getur meðal annars tekið með:

• dagsetningu,
• efnislínu,
• texta bréfsins,
• nafn og heimilisfang viðtakanda,
• kveðju og undirskrift samkvæmt sniðmáti.

Viðburður

Aðgerðin Viðburður býr til dagatalsfærslu í .msg formi sem hægt er að opna í tölvupóst- eða dagatalsforriti.

• Tölvupóstfang innskráðs notanda verður skráð sem skipuleggjandi.
• Efnislína verður heiti viðburðarins.
• Athugasemdir fylgja með í lýsingu.
• Hægt er að tengja fylgiskjal við viðburðinn.

Samskiptasaga

Þegar sending hefur verið framkvæmd og hópurinn vistaður skráist aðgerðin einnig í samskiptasögu viðkomandi samstarfsaðila.

Þannig er hægt að sjá síðar hvaða samskipti eða sendingar hafa farið til viðkomandi aðila.

Eigin sniðmát fyrir sendingar

Hægt er að búa til sérsniðin sniðmát fyrir tölvupóst og bréf í Sniðmátseiningunni.

• Tölvupóstur: Velja þarf skýrslutegundina „E-Mail“ eða „Outlook E-mail“. Innra heiti sniðmátsins þarf að enda á AddressGroup.
• Bréf: Í reitnum Flokkur þarf að velja Letter.

Gátlisti

• Ertu að búa til Hóp eða Póstpöntun?
• Eru réttir samstarfsaðilar eða hópar tengdir færslunni?
• Hefur færslan verið vistuð eftir að aðilum var bætt við?
• Eru Tölvupóstur og Póstur rétt stillt hjá samstarfsaðilunum?
• Er efnislína og texti sendingarinnar réttur?
• Þarf að bæta fylgiskjali við?