Umsýsla - Skrásett/sýningar/samingar

Helstu einingar og tengingar

Einingarnar hér að neðan vinna saman. Aðföng eru tengd við sýningar eða samninga, en upplýsingar um aðfang í þessu samhengi eru skráðar í Skrásett.

• Sýningar – skráning innanhússýninga: tímabil, staðsetning og tengd aðföng. Aðföng eru bætt á sýningu beint eða úr leitarniðurstöðum.
• Samningar – formleg innlán og útlán: skilmálar, ábyrgðir, tryggingar og skjöl. Aðilar eru sóttir úr Stofnunum – samstarfsaðilum.
• Skrásett – geymir sértækar upplýsingar um aðfang í samhengi sýningar eða samnings/láns (staða, rými, meðhöndlun, tryggingar, ástand o.fl.). Hentar sérstaklega fyrir stöðuyfirlit, yfirferð og árekstraprófanir.
• Forvarsla – ástandsskráning, greining og aðgerðir.
• Flutningar – flytur mörg aðföng milli staða í einni aðgerð (tímasparnaður og betri rekjanleiki).
• Búnaður – utanumhald um umbúðir, festingar og annan búnað sem tengist sýningum og flutningum.
• Rannsóknir / Greiningar – stofnskráning fyrir fornleifarannsóknir og fornleifaskráningu; tengist aðföngum, stöðum og rafrænum skjölum.

Dæmigerð vinnuferli

Hér að neðan eru algeng vinnuferli sem sýna rétta röð skrefa og hvar upplýsingar eru skráðar.

1. Sýning með láni:
   Stofna Sýningu → stofna Samning (innlán/útlán) og tengja við sýninguna → bæta aðföngum á sýninguna.
   Skrá síðan stöðu, rými, meðhöndlun, tryggingar og ástand fyrir hvert aðfang í Skrásett.
2. Innanhússýning (án láns):
   Stofna Sýningu → bæta aðföngum á sýninguna → opna Skrásett og fylla út upplýsingar um hvert aðfang (t.d. staða, rými, við sýningu).
3. Lán án sýningar:
   Stofna Samning → tengja aðföng við samning → skrá í Skrásett upplýsingar um stöðu, tryggingar, komuástand og skil.
4. Flutningur:
   Opna Flutningar → velja upphafs- og áfangastað → bæta við mörgum aðföngum → staðfesta. Staðsetning uppfærist sjálfkrafa og tengist Skrásett.
5. Ástand / forvarsla:
   Opna Forvörslu eða Skrásett-færslu → skrá komuástand eða ástand við brottför → vista og tengja við viðkomandi samning eða sýningu.
6. Skrásett – yfirlit og eftirfylgni:
   Nota Skrásett til að fá heildaryfirlit, vinna með stöðu, finna árekstra (t.d. aðfang skráð á sýningu á sama tíma og óskað er eftir láni) og útbúa stöðuskýrslur.