Skrásett - skráning og tengingar

Breytt Wed, 4 Mar kl 9:31 AM

Skrásett tengir saman Aðföng við Sýningar og Samninga og geymir upplýsingar um aðfangið í samhengi tiltekinnar sýningar eða samnings/láns. Hugsaðu Skrásett sem verkefnaskrá grips: sama aðfangið getur haft ólíkar upplýsingar eftir því í hvaða verkefni/láni það er.

MIKILVÆGT

Þú býrð ekki til Skrásett-færslu handvirkt. Hún verður sjálfkrafa til þegar aðfangi er bætt á Sýningu eða í Samning.

Hvernig verður Skrásett-færsla til?

Skrásett-færsla verður sjálfkrafa til þegar:

aðfangi er bætt á Sýningu
aðfangi er bætt í Samning

Af hverju er þetta sér eining?

Sami gripur getur verið í mörgum sýningum eða mismunandi lánum og haft mismunandi tryggingar og mismunandi meðhöndlun eftir verkefnum. Þess vegna getur sama aðfang komið oftar en einu sinni fyrir í Skrásett.

Hvað er skráð í Skrásett?

staða aðfangs (t.d. „Í láni“ / „Skilað“)
tryggingar, skilmálar og lánsgjöld
flutningar og ástand (komu-/skilástand, athugasemdir)
meðhöndlun og framsetning (sýningarsértækar leiðbeiningar)

Helstu reitir

Mundu: Tegund aðfangs breytist sjaldan, en Staða breytist yfir tíma eftir því hvað gerist í verkefninu.

Reitur	Hvað þýðir hann?	Dæmi / hvenær nota
Tegund aðfangs	Segir hvers eðlis verkefnið er (tengist inn-/útflæði). Breytist yfirleitt ekki nema verkefni breytist í grunninn.	Safngripur (í safneign) / Útlán / Innlán.
Staða	Segir stöðu aðfangsins í þessu verkefni. Breytist yfir tíma.	Óskað eftir / Innanhús / Í láni / Skilað.
Forgangur	Vinnuforgangur til að raða og sía í töflusýn/vistaðri leit.	Hár: flutningur á næstu dögum / árekstur. Miðlungs: óklárað. Lágur: ekkert aðkallandi.
Hluti / þema	Valfrjálst. Flokkar aðföng innan einnar sýningar (sýningarsértækt).	Nota þegar sýning er skipt í hluta/þemu. Skildu eftir tómt ef engin skipting er til staðar.
Rými	Staðsetning aðfangs í verkefninu (t.d. salur, geymsla, móttökustaður).	„Sýningarsalur 1“, „Geymsla A“, „Forvarsla“ eða heiti móttökusafns.

Flipar í Skrásett

Tryggingar / Lánsgjald

Tengja við samning, stofna samning, skrá tryggingar og lánsgjöld og (ef við á) afrita tryggingarverðmæti úr Aðföngum.

Atburðir / Árekstrar

Sýnir skörun eða árekstra í dagsetningum og aðra staði/viðburði. Smelltu á Uppfæra til að endurreikna.

Ástand / Flutningar

Skrá komuástand og ástand við skil/til baka, tengingar við Flutninga og (ef við á) búa til ástandsskýrslu (Forvarsla).

Meðhöndlun

Hakaðu við viðeigandi meðhöndlunar- og öryggisatriði og settu nánari leiðbeiningar í textareiti (sýningarsértækt).

Við sýningu

Skráðu hvernig aðfang á að vera sýnt (staðsetning, uppsetning, skápur/stallur o.s.frv.) og aðrar framsetningarupplýsingar.

Flýtivísun – skoða öll aðföng í sama láni / sýningu

Í Skrásett-færslu geturðu notað Flýtivísun (efst til hægri) til að opna yfirlit yfir öll aðföng sem tengjast sama samningi eða sömu sýningu.

FLÝTIVÍSUN

Opnaðu Skrásett-færslu sem er tengd samningi eða sýningu.
Smelltu á flýtileið (t.d. „… í stjórnborði“ eða „… í töflusýn“).
Veldu sýni:
- Stjórnborð (Board) – gott til að sjá stöðu (t.d. „Í láni“ / „Skilað“).
- Töflusýn (Table) – gott til að bera saman reiti, sía og flytja út.

Ábending: Í Töflusýn er oft gagnlegt að sía eftir Stöðu og raða eftir Forgangi ef eitthvað er óklárað.

Dæmi um vinnuferli – lán með mörgum aðföngum

Hér er dæmi um algengt ferli þegar mörg aðföng eru í sama láni og staða er uppfærð fyrir hvert aðfang eftir því sem það fer út eða er skilað.

Stofna samning/lán og fylla út helstu upplýsingar (aðilar, dagsetningar, skjöl).
Tengja aðföng við samninginn. Fyrir hvert aðfang myndast Skrásett-færsla.
Í Skrásett-færslum stillir þú:
- Tegund aðfangs (Útlán eða Innlán eftir því sem á við)
- Staða = Í láni þegar aðfang fer af stað
- (ef þarf) Ástand og/eða ástandsskýrsla
Nota flýtileið til að opna yfirlit yfir öll aðföng í láninu og fylgjast með stöðu.
Þegar eitt aðfang er skilað:
- Opnaðu Skrásett-færsluna fyrir viðkomandi aðfang.
- Settu Staða = Skilað.
- Skráðu komuástand og bættu við ástandsskýrslu ef þörf er á.

Athugið: Aðfang getur áfram verið tengt samningi þó það sé skilað. Þú ert að uppfæra stöðu aðfangsins í Skrásett (ekki að fjarlægja það úr samningi).

Ábending: Búðu til vistaða leit (t.d. „Í láni“) til að fylgjast reglulega með öllum Skrásett-færslum sem eru enn í vinnslu.