Lán og samningar - tengingar við aðföng

Hvað eru Samningar?

Samningar halda utan um formleg lán í kerfinu – bæði innlán og útlán (og eftir atvikum: kaup/leigu).

Samningur skilgreinir meðal annars:

• hverjir eru aðilar að láninu
• lánstíma (frá–til)
• skilmála og ábyrgð
• tryggingar, gjöld og skjöl

Samningur getur:

• staðið sjálfstætt, eða
• verið tengdur sýningu (ef lán tengist ákveðinni sýningu)

Svona virka lán í Sarpi

1. Samningur er stofnaður (eða opnaður til breytinga).
2. Aðföng eru tengd við samning.
3. Fyrir hvert aðfang verður til Skrásett-færsla.
4. Sértækar upplýsingar eru skráðar í Skrásett (t.d. tryggingar, skilmálar, meðhöndlun).
5. Staða aðfanga er uppfærð í Skrásett eftir því sem lánið þróast.
6. Aðföng eru skilað og staða uppfærð í Skrásett (t.d. Staða = Skilað).

Skrá eða breyta samningi — skref fyrir skref

1. Smelltu á Búa til (eða opnaðu samning til breytinga).
2. Fylltu út lykilreiti:
   • Tegund (útlán/innlán/kaup/leiga) og Samningsnúmer
   • Lánveitandi og Lántakandi (skráðir í Samstarfsaðilar)
   • Upphafsdagur og Lokadagur samnings
   • Forvarsla (ef við á)
   • Rannsókn / Greiningar (ef um er að ræða fornleifarannsóknir)
3. Hlaða upp Rafrænum skjölum (samningsdrög, undirrituð skjöl, tryggingavottorð o.fl.).
4. Smelltu á Vista.

Tengja aðföng við samning

• Úr leitarniðurstöðum hægra megin: leitaðu eftir safnnúmeri eða notaðu vistaða leit og dragðu aðföngin inn í töfluna Tengd aðföng.
• Úr vinnumöppu (ef við á): keyrðu leit eftir Vinnumöppum og dragðu öll aðföngin í einu inn á samninginn.

Ef aðfang er skilað: opnaðu viðkomandi Skrásett-færslu og veldu Staða = Skilað.

Fjarlægja aðfang úr samningi (ef rangt aðfang var tengt)

Ef rangt aðfang var tengt við samning er öruggast að fjarlægja tenginguna (ekki eyða aðfanginu).

1. Opnaðu Skrásett-eininguna.
2. Finndu viðkomandi Skrásett-færslu.
3. Haltu mús yfir nafn samningsins (tenginguna).
4. Smelltu á litla X-ið.
5. Smelltu á Vista.

Flýtileið úr samningum

Til að skoða aðföng tengd samningi á einfaldan hátt geturðu smellt á Flýtivísun (efst hægra megin á færsluspjaldinu). Þar geturðu valið að skoða yfirlit í Töflusýn eða á Stjórnborði (Board).

Veldu t.d. Skoða í töflu til að bera saman reiti, sía og (ef þarf) flytja út.

Mikilvægt að muna

• Sami samningur getur tengst mörgum aðföngum.
• Sama aðfang getur komið oftar en einu sinni í Skrásett ef það er í fleiri en einu láni eða sýningu.