Samstarfsaðilar – yfirlit, skráning og virkni

Breytt Wed, 20 Maí kl 2:41 PM

Í einingunni Samstarfsaðilar/Stofnanir eru skráðir þeir aðilar sem safnið á í samskiptum við, til dæmis söfn, stofnanir, fyrirtæki, verktakar, rannsóknaraðilar, sýningarstaðir, lánveitendur og lántakendur.

Mundu

Leitaðu alltaf fyrst áður en nýr aðili er skráður til að forðast tvískráningu.
Samstarfsaðilar/Stofnanir eru notaðar fyrir aðila sem tengjast sýningum, samningum, lánum, flutningum og umsýslu.
Nafnaskrá er áfram notuð fyrir aðila sem tengjast aðföngum, til dæmis höfunda, ljósmyndara, gefendur eða fyrri eigendur.

Hvenær á að nota Samstarfsaðila/Stofnanir?

Samstarfsaðilar/Stofnanir eru fyrst og fremst notaðar þegar skrá þarf aðila sem koma að umsýslu safnsins eða verkefnum, en eru ekki endilega hluti af sjálfri aðfangaskráningunni. Þetta er t.d. reiturinn þátttakendur sem finna má í sýningum, forvörslu, flutningum, samningum og rannsóknum. Einnig ef skráður er Ljósmyndari á mynd undir rafræn skjöl.

Sýningarstaðir, til dæmis safn, menningarhús eða annar sýningarstaður.
Lánveitendur og lántakendur í tengslum við samninga.
Samstarfsaðilar í sýningum, rannsóknum eða verkefnum.
Verktakar og þjónustuaðilar, til dæmis flutningsaðilar, ljósmyndarar, forverðir o.fl.
Rannsóknaraðilar, háskólar eða stofnanir sem koma að rannsóknum eða greiningum.

Leita áður en nýr aðili er skráður

Áður en ný stofnun eða samstarfsaðili er búinn til þarf að athuga hvort aðilinn sé þegar til í kerfinu.

Opnaðu Samstarfsaðilar/Stofnanir.
Leitaðu að heiti aðilans í leitinni vinstra megin.
Prófaðu fleiri en eina stafsetningu ef ekkert finnst.
Ef aðilinn er til, opnaðu færsluna og bættu við eða uppfærðu upplýsingar eftir þörfum.
Ef aðilinn finnst ekki, stofnaðu nýja færslu.

Algeng villa

Sami aðili er stundum skráður oftar en einu sinni, til dæmis „Þjóðminjasafn Íslands“ og „Þjóðminjasafnið“. Leitaðu því bæði eftir fullu heiti og hluta úr heiti áður en þú stofnar nýja færslu. Sendið póst á sarpurhjalp@landskerfi.is ef þið verðið vör við tvískráningar.

Skrá nýjan samstarfsaðila/stofnun

Smelltu á Búa til nýja færslu.
Skráðu nafn og eða stofnun eftir því sem við á.
Veldu viðeigandi tegund, einstaklingur eða stofnun/fyrirtæki.
Skráðu heimilisfang, síma, netfang og vefslóð ef við á.
Bættu við tengilið eða nánari upplýsingum ef það á við.
Vistaðu færsluna.

Helstu upplýsingar á færslu

Samskiptaupplýsingar

Skráðu heimilisfang, símanúmer, netfang og vefslóð eftir því sem við á. Góðar samskiptaupplýsingar auðvelda vinnu við lán, sýningar, samninga og önnur verkefni.

Tengiliðir

Ef ákveðinn starfsmaður eða tengiliður tengist stofnuninni er hægt að skrá nánari upplýsingar hér.

Ábending: Ef sami tengiliður kemur oft fyrir í tengslum við lán, samninga eða sýningar er gott að hafa skýrar upplýsingar um hlutverk hans.

Tengingar við aðrar einingar

Samstarfsaðilar/Stofnanir geta tengst öðrum einingum í Sarpi. Tengingar myndast oft þegar aðili er valinn í viðeigandi reit í annarri einingu.

Sýningar: sýningarstaður, samstarfsaðili eða þátttakandi.
Samningar: lánveitandi, lántakandi eða annar samningsaðili.
Flutningar: flutningsaðili eða móttakandi.
Rannsóknir/greiningar: rannsóknarstofnun eða samstarfsaðili.

Dæmi um notkun

Sýningarstaður

Þegar sýning er skráð þarf að velja sýningarstað. Sýningarstaðurinn er sóttur úr Samstarfsaðilum/Stofnunum. Ef sýningarstaðurinn finnst ekki þarf að skrá hann fyrst í þessari einingu.

Lánveitandi eða lántakandi

Í samningum eru aðilar eins og lánveitandi og lántakandi sóttir úr Samstarfsaðilum/Stofnunum. Því er mikilvægt að heiti og samskiptaupplýsingar séu skráðar rétt.

Samstarfsaðili í verkefni

Ef safnið vinnur verkefni með annarri stofnun eða fyrirtæki er hægt að skrá þann aðila hér og tengja hann við viðeigandi verkefni, sýningu eða samning.

Samstarfsaðilar/Stofnanir eða Nafnaskrá?

Nota	Þegar um er að ræða	Dæmi
Samstarfsaðilar/Stofnanir	Aðila sem tengjast umsýslu, sýningum, samningum, lánum eða verkefnum.	Sýningarstaður, lánveitandi, lántakandi, flutningsaðili, rannsóknarstofnun, starfsfólk.
Nafnaskrá	Aðila sem tengjast beint aðfangi eða sögu þess.	Höfundur, ljósmyndari, framleiðandi, finnandi, gefandi, fyrri eigandi.

Algengar villur

Sýningarstaður er skráður í Nafnaskrá í stað Samstarfsaðila.
Sami aðili er stofnaður oftar en einu sinni vegna þess að ekki var leitað fyrst.
Óformlegt heiti er notað þótt opinbert heiti sé þekkt.

Gátlisti

Leitaðir þú að aðilanum áður en þú stofnaðir nýja færslu?
Er heitið skráð með samræmdum og formlegum hætti?
Er rétt eining notuð — Samstarfsaðilar/Stofnanir eða Nafnaskrá?
Eru helstu samskiptaupplýsingar skráðar?
Eru tengiliðir eða athugasemdir skráðar ef það hjálpar næsta notanda?
Hefur þú skoðað Tilvísanir ef þú ert að breyta eldri færslu?

Sjá einnig

Nafnaskrá – yfirlit og skráning
Sýningar – yfirlit og skráning
Samningar – yfirlit og skráning
Leit í Sarpi – möguleikar