Forvarsla - reitir og viðmót

Forvörslueiningin er notuð til að meta ástand, skrá meðferðir og tengja myndefni/skjöl við gripi – hvort sem er í tengslum við sýningar, samninga eða almenna forvörslu. Muna að hluti ástandsupplýsinga er tiltækur á aðfanginu sjálfu (Aðföng → flipar „Ástand“ og „Meðhöndlun“); ítarlegt ferli og skýrslur eru unnin í Forvörslu.

Hvað er skráð hvar?

• Aðföng: grunnupplýsingar og almennt ástand. Upplýsingar skráðar af forvörðum.
• Skrásett: hreyfingar/ástand í samhengi við sýningar og/eða útlán; hægt er að afrita t.d. meðhöndlun, raka/hita og lýsingu úr aðfangi með „Afrita gögn úr aðfangi“.
• Forvarsla: ítarlegt mat (Ástand) og meðferð (Meðferð) – kjarni forvörsluskýrslna.

 Athugið að allir orðalistar í kerfinu eru sameiginlegir öðrum söfnum. Hægt er að óska eftir því að orðum sé bætt við listana. Við mælumst til þess að forverðir komi sér saman um vinnuheiti og efnisorð til að tryggja samræmda skráningu. 

Grunnupplýsingar

Tegund
Þessi reitur ákvarðar hvaða tegund forvörsluverkefnis er verið að skrá. Notandi velur úr breytanlegum orðalista. Ef skrá er stofnuð í Skrásett-einingunni er tegundin sjálfvirk og óbreytanleg. Athugið að þessum orðalista er hægt að breyta. Ef valið er „Ástandsskýrsla skrásett“ er ekki hægt að breyta tegund eftir á.

Tilvísunarnúmer
Frjálst textasvið sem safn notar til að auðkenna verkefnið.

Staða verkefnis (endurtekið svið)
Sýnir þróun verkefnis í tímaröð. Hver færsla inniheldur stöðu, dagsetningu og athugasemd. Nýjasta færsla verður „núverandi“. Eldri færslur verða „sögulegar“. Athugið: allar eldri forvörsluskýrslur voru færðar yfir með stöðunni „Meðferðartími“. Þessu orði er hægt að breyta. Einnig er hægt að aðlaga flettilistann eftir þörfum.

Ástæða
Orðalisti sem lýsir ástæðum verkefnis, t.d. eftir útlán, fyrir sýningu, varðveisluverkefni o.fl.

Sérhæfing
Tilgreinir hvaða sérhæfingu þarf til að meðhöndla aðfangið.

Þátttakendur
Endurtekinn reitur sem tengir alla sem koma að verkefninu, t.d. forvörður, ljósmyndari, lánveitendur eða annað starfsfólk. Upplýsingar um þátttakendur eru sóttar úr samstarfsaðilaeiningunni. Það þýðir m.a. að þessi nöfn fara ekki á ytri vefinn.

Sýning
Ef verkefnið tengist ákveðinni sýningu má tengja hana hér. Ef skráin kemur úr Skrásett-einingunni er þetta fyllt sjálfkrafa.

Skrásett

Þessi reitur birtist eingöngu ef verkefnið er tengt við eininguna Skrásett, t.d. undirbúningur fyrir sýningu eða á leið í útlán.

Aðföng
Listi yfir aðföng sem verkefnið tekur til. Ef skrá er stofnuð beint í Forvörslu-einingunni er hægt að bæta við aðföngum hér með því að smella á plúsinn eða nota „draga & sleppa“. Hægt er að stilla sýnileika dálka með því að hægrismella á gardínuna efst hægra megin við töfluna.

Myndaupphleðsla
Hér má setja inn myndir og önnur gögn sem tengjast verkefninu, t.d. ljósmyndir af skemmdum eða fylgiskjöl. Hægt er að draga gögn beint inn eða hlaða þeim upp með skipun hægra megin við færsluna.

Flipinn Ástand

Hér er ástand aðfangsins metið, skemmdir eru skráðar og þær upplýsingar sem þurfa að koma fram fyrir meðferð.

Aðferð
Reitur sem inniheldur orðalista yfir þær aðferðir sem eru notaðar við mat á ástandi.

Nánari upplýsingar
Reiturinn hentar bæði fyrir stuttar lýsingar og mjög ítarlegar skýrslur.

Tegund skemmdar
Orðalisti sem lýsir orsökum eða uppruna skemmda á aðfangi.

Lýsing á skemmd
Þetta er ítarlegur textareitur þar sem notandi lýsir skemmdum nákvæmlega, t.d. hvernig skemmdin kom til, hvar hún er staðsett á gripnum, umfang skemmda, hvort hún sé stöðug eða versni og hvaða efni eða umhverfisþættir gætu hafa valdið henni.

Annað
Hægt er að skrá inn aðrar upplýsingar sem tengjast ástandi.

Heimildaskrá
T.d. ef til er útgefið efni um aðfangið, stuðst er við faglegar rannsóknir og/eða þarf að vísa í fyrri skýrslur eða upplýsingar frá öðrum stofnunum. Athugið að ef skýrslan er ekki til í Heimildaskránni þarf að stofna hana fyrst þar.

Samningar
Halda utan um samninga sem tengjast verkefninu, t.d. til að skrá forvörslukröfur lánveitenda og tryggja að verkferlar standist samningsbundnar kröfur.

Flipinn Meðferð

Meðferð

Hér er hægt að velja tegund meðferðar sem notuð er. Meðferðin sjálf er valin úr flettilista sem forverðir geta óskað eftir að bæta við. Hægt er að skrá inn margar meðferðir ef við á.

Meðferð – textareitur

Þessi reitur er ætlaður til að skrá nákvæmlega hvað var í raun gert við aðfangið: hvaða skref voru tekin, hvaða aðferð var notuð og hversu umfangsmikil meðferðin var.

Tilefni forvörslu

Hér má setja inn texta um hvert sé tilefni forvörslunnar.

Forgangsröðun

Reitur sem hjálpar til við að skilgreina hversu brýnt verkefnið er. Forgangur getur verið: hár, miðlungs, lágur eða töluleg forgangsröðun (t.d. 1–3). Þetta auðveldar teymum að skipuleggja vinnu og forgangsraða verkefnum. Forverðir koma sér saman um forgangslista og senda á RS.

Frestur til
Notað til að skrá hvenær meðferð þarf að hefjast eða hvenær verki þarf að ljúka. Dagsetningar hjálpa til við að tryggja að verkefnin séu unnin innan ramma og samningsbundinna tímamarka.

Efni við meðferð
Reitur ætlaður til að skrá þau efni sem notuð eru við meðferðina. Hægt er að skrá athugasemdir við hvert efni, t.d. um magn eða notkunarskilyrði.

Tillaga um meðferð

Stór textareitur sem lýsir fyrirhuguðum aðgerðum. Hér má t.d. skrá heildarhugmynd að meðferð. Reiturinn gefur heildarupplýsingar um fyrirhugaðar meðferðir. Með því að fylla út bæði í „Tillaga um meðferð“ og „Meðferð“ er hægt að tryggja að allt ferlið sé skýrt og rekjanlegt, hægt sé að sjá hvort meðferð gekk samkvæmt áætlun og að munur á fyrirhuguðum og raunverulegum meðferðum komi skýrt fram.

Athugasemdir
Hér má setja aðrar athugasemdir sem gott er að hafa.

Flipinn Skýringar / athugasemdir

Hér er hægt að skrá ítarlega greiningu á skemmdum, meðferðum og öðrum athugasemdum í skipulögðu töfluformi. Hér er einnig tækifæri fyrir forverði til að hugsa hvernig þessir reitir geta nýst best.

Tegund
Undir „Tegund“ eru núna í kerfinu tveir valmöguleikar: greining á meðferðum og greining á skemmdum. Hægt er að breyta og/eða bæta við þennan lista.

Dagsetning
Dagsetning þegar skemmd/meðferð var skráð.

Nr.
Notað til að halda utan um mörg greiningaratriði á skipulegan hátt. Oft er notað stigveldisform, t.d. 1, 2, 3.

Staðsetning skemmdar / meðferðar
Hér er lýst nákvæmlega hvar á gripnum skemmdin er eða hvar meðferðin er framkvæmd. Það má lýsa með texta („neðst til hægri“) eða með kerfisbundnu staðsetningarkerfi ef stofnun notar slíkt.

Efni
Efni sem notuð eru við meðferðina, ef það á við.

Skemmd / niðurstaða
Hér er skráð hvað er að sjá, hvað talið er hafa valdið skemmdinni, hvort hún sé stöðug eða ekki og mat á því hvort hún þurfi bráðaaðgerðir. Ef um greiningu á meðferð er að ræða má einnig lýsa meðferðinni hér.

Forgangsröðun
Notað til að meta hvað á að taka fyrir fyrst. Forgangur getur verið High, Medium, Low eða í tölum (t.d. 1–5).

Tillaga að meðferð
Hér er tilgreint hvað ætti að gera til að laga skemmdina.

Athugasemdir
Hér má skrá allt sem ekki á heima í öðrum reitum.

Tenging við aðrar einingar

Tenging við Aðföng eininguna
– aðfangið sem unnið er með birtist í Aðföng töflunni.
– forvörsluskýrslan birtist sjálfkrafa í Ástand-flipanum undir aðfanginu sjálfu.
Kostur: auðvelt að skoða alla forvörslusögu aðfangs og meta hvernig ástand hefur þróast í gegnum árin.

Tenging við sýningar
Ef forvarsla er framkvæmd vegna sýningar er hægt að tengja færsluna við viðkomandi sýningu. Þetta tryggir rekjanleika forvörslukrafna vegna lána eða flutnings og að allar aðgerðir í tengslum við sýningu séu skráðar á einum stað.

Tenging við samstarfsstofnanir
Þátttakendur reiturinn nýtir samstarfsaðilaeininguna. Þar má tengja forvörð, ljósmyndara, flutningsaðila, lánveitendur og samstarfssöfn. Þessar upplýsingar birtast ekki á ytri vef. Þetta veitir góða yfirsýn yfir hverjir komu að verkefninu og hvaða hlutverki þeir gegna.

Tenging við samningar (útlán)
Ef forvarsla tengist lánasamningi eða þjónustusamningi má skrá hann hér. Þetta er mikilvægt þegar samningar innihalda sérstakar varðveislukröfur og meðferðir verða að fylgja samningsbundnum verklagsreglum.

Tenging við Heimildaskrá
Hægt er að tengja viðeigandi heimildir, greinar eða rannsóknir við forvörsluskýrsluna. Þetta hentar t.d. þegar nýjar aðferðir eru notaðar, stuðst er við faglegar rannsóknir eða þarf að vísa í fyrri skýrslur eða upplýsingar frá öðrum stofnunum.

Hliðarstikur

– Vinstri hliðarstika: leit og yfirsýn.
– Hægri hliðarstika: tengingar og gögn 

Vinstri hliðarstika

Stækkunargler
Hér er hægt að leita í öllum reitum, nota nánari leit og vista leitarskilyrði ef hentar. Hægt er að leita eftir númeri aðfangsins til að auðvelda að finna réttu forvörsluskýrsluna.

Flokkuð leit

Hér er hægt að leita með því að velja ákveðna flokka og afmarka þannig leit eftir tegund, ástandi, sérhæfingu eða ástæðu.

Orðalistasafn

Þessi leit sýnir orðalista sem notaðir eru í forvörslu og hægt að leita eftir ákveðnum orðum úr listum.

Hægri hliðarstika

Leit Aðföng
Hér getur þú leitað að aðföngum og dregið yfir í Aðfangatöfluna. Hægt er að notast við nánari leit og vistaða leit til að auðvelda leit að réttum aðföngum.

Stafræn gögn
Hér getur þú séð allar myndir og/eða skrár sem tengdar eru viðkomandi færslu. Þú getur líka hlaðið upp myndum, PDF-skrám, myndböndum o.s.frv. Þú getur annaðhvort dregið gögn beint inn í reitinn eða notast við plúsinn neðst til vinstri.

Töflusýn og útflutningur

Töflusýn – Athugið að hægt er að útbúa sértæka töflu fyrir forverði. Undir valmyndinni í töflusýn er tafla sem hægt er að byggja á og heitir „Forvarsla“.

Flytja út: notaðu töflusýn til yfirferðar og útflutnings (speglar valda dálka og röðun). Hægt er að óska eftir sérsniðnum skýrslum til útflutnings.

Yfirlit yfir hvað var fært hvert úr Sarpi 3.