Samningar halda utan um formlega samninga á borð við útlán, innlán, kaup eða leigu og tengja þá við gripi (aðföng) og aðila. Samningar geta staðið sjálfstætt eða tengst sýningu. Upplýsingar sem varða tiltekinn grip í samhengi samnings/sýningar eru skráðar í Skrásett (Registrar) – t.d. skilyrði, meðhöndlun og tryggingar.
Hvar finn ég Samninga?
- Ef lán tengist sýningu er Sýningin stofnuð fyrst
- Opnaðu Samninga í valmynd (undir Umsýsla).
- Ef flipinn sést ekki: opnaðu „hamborgara“-valmynd (☰) og virkjaðu hann.
Skrá eða breyta samningi — skref fyrir skref
- Smelltu á Búa til (eða opnaðu samning til breytinga).
- Fylltu út lykilreiti:
- Samningsnúmer, Tegund (t.d. útlán/innlán/kaup/leiga), Tímabil (frá–til), Lándveitandi, Lántakandi, Staða (drög/óskað eftir/samþykkt).
- Aðilar (úr Stofnanir) og Tengd aðföng (gripir).
- Forvarsla (ef við á)
- Rannsókn / Greiningar - Samningur vegna fornleifarannsókna
- Vefslóð/Athugasemdir ef við á.
- Rafræn skjöl (samningsdrög, undirrituð skjöl, tryggingavottorð).
- Vista.
Bæta gripum í samning (tengja aðföng)
- Úr leitarniðurstöðum hægra megin: keyrðu leit í Aðföngum → veldu línur → dragðu & slepptu inn á Tengd aðföng í samningnum (sama vinnulag og við sýningar).
- Vistaðar leitir / Vinnumöppur: keyrðu vistaða leit eða og bættu öllu við í einu.
- Fyrir hvern tengdan grip er hægt að skrá sértækar upplýsingar í Skrásett (Registrar) – t.d. umbúðir, meðhöndlun og tryggingar.
Leit, töflusýn og útflutningur
- Notaðu Grunnleit fyrir yfirlit; Nánari leit til að sía eftir tegund, stöðu, dagsetningum o.fl.
- Í Töflusýn má stilla dálka og röðun og flytja út – XLS speglar sýnina (valda dálka + röðun).
Skrásett (Registrar) — hlutverk
Skrásett geymir upplýsingar um grip fyrir tiltekinn samning eða sýningu. Þessi atriði geta verið ólík milli samninga/sýninga og eru því skráð í Skrásett en ekki á sjálfu aðfanginu. Þannig getur sama aðfang verið lánað á mismunandi sýningar en með ólíkar upplýsingar fyrir hvert lán. Sama aðfang getur verið skráð oftar en einu sinni í einingunni Skrásett.
- Skipuleggðu vinnu út frá því hvort samningur er liðinn, yfirstandandi eða væntanlegur.
- Notaðu Atriðaskrá fyrir stýrð hugtök (tegund samnings, skilmála) til að tryggja samræmi.
- Geymdu undirrituð skjöl, tryggingar og afhendingarskjöl undir samningnum undir Rafræn skjöl.
- Gripir fara á milli staða. Notaðu Flutningar til að uppfæra staðsetningu með rekjanleika.
- „Communication problem“ í Samningum — endurhlaða (F5); staðfestu að þú hafir vistað áður.
- Gripir sjást ekki — ekki vistað eftir að aðföngum var bætt við; vista og endurhlaða.
- Eru tegund, tímabil, staða, aðilar og tengd aðföng skráð?
- Eru skilmálar (flutningur, tryggingar, meðhöndlun, gjöld) komið inn?
- Eru Rafræn skjöl (samningur, vottorð) vistuð undir samningnum?
- Er Töflusýn stillt (réttir dálkar + röðun) fyrir yfirferð/útflutning?
Var þessi grein gagnleg?
Það er frábært!
Þakka þér fyrir álit þitt
Því miður! Við gátum ekki verið hjálpleg
Þakka þér fyrir álit þitt
Viðbrögð send
Við kunnum að meta fyrirhöfn þína og munum reyna að laga greinina