Í þessari grein:

• Skráningarform aðfanga
  • Búa til færslu
  • Afrita færslu
  • Eyða færslu
  • Tilvísun í færslu
  • Bæta við skrám í gegnum hægri hliðarflipa
• Möguleikar í reitum
  • Stækka reit
  • Vettvangseftirlit
  • Leit í gagnareitum
  • Leit eftir gildi - ný leit
  • Leit eftir gildi - bæta við síu
  • Atriðaskrá

Myndbönd 2. skráning aðfanga

Búa til færslu

Gakktu úr skugga um að þú hafir heimild til að búa til færslu. Þú þarft viðeigandi leyfi til að bæta við og búa til færslur. Ef eitt af táknunum neðst í stikunni er grátt, hefurðu ekki viðeigandi réttindi. 

Til að búa til færslu skaltu gera eftirfarandi

1. Smelltu á plúsinn  neðst í skráningarforminu og veldu þá aðfangategund sem á að skrá.  Þá opnast skráningarform. Athugið að skráningarformið getur verið mismunandi eftir því hvaða aðfangategund er valin.

2. Sláðu inn í nauðsynlega reiti. Sjá nánar um mismunandi reiti í kaflanum ”Tegundir reita”

3. Vistaðu færsluna með því að smella á vistunartáknið neðst í skráningarforminu.

Afrita færslu

Í stað þess að búa til nýja færslu í tómu skráningarformi getur þú afritað núverandi færslu og breytt innihaldi afritsins. Þetta er gagnlegt þegar ný færsla líkist mjög núverandi færslu.  

Smelltu á afritunartáknið neðst í skráningarforminu. Veldu "Tvöfalda færslu" ef þú vilt nota sjálfgefið sniðmát. Með þessu vali býrðu til samsvarandi afrit af upprunalegu færslunni. Þú getur lagað, fjarlægt eða bætt við innihaldi reita. Vistaðu breytingarnar með því að smella á vistunartáknið neðst í skráningarforminu.

Afritunarvirknin gerir þér einnig kleift að velja ákveðið sniðmát. Þetta gerir þér kleift að skilgreina fleiri sniðmát en það sem er sjálfgefið. Til að fá aðgang að afritunarritlinum þarftu sérstakar notendaheimildir.

Eyða færslu

Til að eyða færslu skaltu gera eftirfarandi:

1. Opnaðu færsluna sem þú vilt eyða.

2. Smelltu á eyðingartáknið neðst í skráningarforminu. Sprettigluggi birtist. Staðfestu eyðingu með OK.

Gakktu úr skugga um að þú hafir nægileg aðgangsréttindi til að eyða færslum.

Tilvísun í færslu

Það eru tveir möguleikar til að tengja færslur saman:

1. Nota tilvísunarreit til að tengja færslu við aðra færslu.  Hér er hægt að tengja færslur úr sömu einingu - til dæmis tilvísanir í nafnaskrá úr nafnaskrá, úr aðföng í annað aðfang - eða færslur úr mismunandi einingum (t.d. tengja á færslu úr aðfangi í nafnaskrá) Skilyrðið fyrir þessu er að færslan sem á að tengja sé nú þegar til.

2. Nota hægri hliðarflipa til að búa til tengingu við aðrar einingar eða skrár.  Möguleikar geta verið mismunandi eftir einingu og stillingum.

Til að tengja færslu við aðra færslu í gegnum tilvísunarreit skaltu gera eftirfarandi:

1. Gakktu úr skugga um að báðar færslurnar sem þú vilt tengja séu þegar til.

2. Gakktu úr skugga um að þú hafir viðeigandi réttindi í kerfinu.

3. Smelltu á stækkunartáknið  í tilvísunarreitnum (sjá Mynd 4).

4. Niðurfellislisti birtist þar sem þú getur valið tilvísunina eða skrifað leitarorð í reitinn til að finna færsluna.

5. Veldu tilvísunina til að búa til tengilinn.

6. Vistaðu breytingarnar á færslunni með því að smella á vistunartáknið neðst í skráningarforminu.

Breyta tilvísun

Ef þú vilt breyta tengingunni skaltu smella á blýantstáknið í Ef þú vilt fjarlægja tengilinn skaltu færa músina yfir tilvísunarreitinn og smella á x-táknið

Tilvísun í færslur í gegnum hægri hliðarflipa

Hægri hliðarflippinn veitir þér möguleika, í flestum einingum, á að tengja myndir/skjöl við færsluna þína. Fyrir tengda mynd/skjal er færsla sjálfkrafa búin til í rafræn skjöl einingunni og vistuð þar.

Eftir því hvað stillingar kerfisins eru, er einnig hægt að tengja við núverandi færslur úr öðrum einingum í hægri hliðarflipanum. Til dæmis er hægt að tengja við færslur úr aðföngum í Staðarskrá með hægri hliðarflipanum.

Í hægri hliðarflipanum í aðfanga einingunni er líka tilvísunarvafri.  Þar sérðu allar tilvísanir sem valið aðfang hefur í aðrar einingar.  Tilvísanirnar eru tengdar og þú getur farið beint í viðkomandi færslu með því að smella á hana. 

Bæta við skrám í gegnum hægri hliðarflipa

1. Gakktu úr skugga um að þú sért í færslunni sem þú vilt tengja við skrá.

2. Gakktu úr skugga um að þú hafir viðeigandi réttindi í kerfinum.

3. Opnaðu hægri hliðarflippann.

4. Smelltu á viðbótartáknið  neðst í hægri hliðarflipanum.

5. Sprettigluggi fyrir val á skrá birtist, finndu skrána og staðfestu.

6. Vistaðu  breytingarnar á færslunni.

7. Einnig er hægt að bæta skránni við með því að draga og sleppa.

Þegar þú bætir skrá við færslu er ný færsla sjálfkrafa búin til í rafræn skjöl einingunni.  Þú getur farið í færsluna og bætt við auka upplýsingum um rafræna skjalið.

Ef þú vilt tengja færslu við skrá sem hefur þegar verið hlaðið upp geturðu gert það úr rafræn skjöl einingunni í gegnum reitinn Tilvísanir.

Möguleikar í reitum

Ef þú færir bendilinn vinstra megin við reit birtist gírtáknMeð því að smella á það fást mismunandi valkostir, eftir tegund viðkomandi reits og heimild notandans. Gíratáknið er mjög nytsamlegt við leit.

Stækka reit

Í textareitum, tölureitum, tímareitum, dagsetningarreitum, orðalistareitum og orðabókarreitum er hægt að stækka reitinn til að sjá betur upplýsingarnar sem þar eru. Þetta er gagnlegt ef innihald reitsins er lengra en sjálfur reiturinn og er ekki sýnilegt í skráningarforminu.

Vettvangseftirlit

Fyrir flesta reiti er hægt að velja Vettvangseftirlit í sprettiglugganum við gírtáknið.  Þar sérðu upplýsingar um texta, gagnatengla og almennar upplýsingar um valinn reit. Upplýsingarnar undir Vettvangseftirlit eru sérstaklega mikilvægar, þar sem innri nafn reitsins er geymt.  Þessar upplýsingar eru gagnlegar við bilanaleit.

Leit í gagnareitum

Kerfið býður upp á leitarvalkostina "Leita eftir gildi (ný leit)" og "Leit eftir gildi (bæta við síu)" í textareitum, tölureitum, tímareitum, dagsetningarreitum, orðalistareitum og orðabókarreitum(sjá 

Leit eftir gildi - ný leit

"Leit eftir gildi (ný leit)" býr til nýja leit. Núverandi færslan í opna reitnum verður notuð sem leitargildi.  Þannig er hægt að leita að öllum færslum með tiltekinu gildi í reit án þess að opna leitarvalmyndina í vinstri hliðarflipanum. 

Leit eftir gildi - bæta við síu

Ef leit er þegar virk er hægt að bæta við leitina og þrengja eða víkka leitarniðurstöðurnar "Leit eftir gildi (bæta við síu)" gerir þér kleift að bæta við eins mörgum leitarskilyrðum og þú vilt við leitina.

Atriðaskrá

Í kerfinu er hægt að velja "Atriðaskrá". Þetta á við um textareiti, tölureiti, tímareiti, dagsetningarreiti, orðalistareiti og orðabókarreiti. Atriðaskrá sýnir þér tölfræði fyrir valið efni í sprettiglugga.

Þar sérðu hvaða gildum reiturinn er fylltur með í öllum færslum núverandi einingar.  Auk þess sýnir atriðaskrá hversu oft gildin koma fyrir. Gildin eru listuð í lækkandi röð eftir tíðni.

Neðri hluti sprettiglugga Atriðaskrá býður upp á frekari virkni.

Ef hakað er við "Takmarka við leitniðurstöður" er atriðaskráin aðeins búin til fyrir áður framkvæmda leit. Ef ekki er hakað við vísar atriðaskráin alltaf til allra gagna í einingunni.

Ef þú velur gildi með því að smella á það og smellir svo á "Velja" er gildinu bætt við viðkomandi reit í núverandi færslu.  Fyrra gildið verður yfirskrifað.

Ef þú velur gildi með því að smella á það og smellir svo á "Leita" er leit framkvæmd fyrir gildið í viðkomandi reit.  Allar færslur sem hafa valið gildi í valda reitnum birtast í leitarniðurstöðunum.