Skráningarhandbók 2.0

Sækja skráningarhandbókina á PDF formati

Sarpur er veflægt gagnagrunnskerfi eða svokallað skráningarkerfi sem aðildarsöfn Rekstrarfélags Sarps hafa þróað til að skrá og halda utan um safneign aðildarsafna félagsins hér á landi. En af hverju að skrá í Sarp? Skráning er einn af hornsteinum safnastarfs, ákveðin grunnhugsun og útgangspunktur til að vita hvað þú átt,  hvar það er að finna. Skráning er einnig grunnur rannsókna og umsýslu með safnkost. Til þess að hægt sé að vinna með safneign og setja safngripi í menningarlegt samhengi svo hægt sé að segja frá, búa til sýningar og miðla og varðveita mikilvægar heimildir, þarf að hafa í huga að grunnurinn að því er góð og ítarleg skráning. Mikilvægt er að íhuga hvaða sögu söfnin eru að reyna að segja og miðla. Því er mikilvægt að búa til rými fyrir ákveðið listrænt frelsi og á sama tíma tileinka sér vönduð vinnubrögð í skráningu. Vönduð og aðgengileg skráning eru ein af grundvallarforsendum safnastarfs, þar sem aðföng eru skráð með þeim hætti að hægt sé að ganga að þeim upplýsingum eftir fjölda ára. 

Skráning er því stöðugt ferli og því er skráningu aðfanga oftast ekki lokið eftir fyrstu vistun. Söfnin tileinka sér nýja þekkingu og því er líka mikilvægt að skráningar verði uppfærðar með nýjustu breytingum og viðbótum. Vel skipulagður gagnagrunnur hjálpar til við mótun safnkosts og söfnunarstefnu, þar sem nákvæm skráning, umsýsla og stjórnun upplýsinga um hvert aðfang fyrir sig verður lykilatriði að því að safneignin nýtist sem best. Að gera safnafólki kleift að nálgast safngripi sem aðföng enn í mótun styður við innblástur og ný tækifæri. Án þessarar vitneskju um aðföngin sem fylla geymslur og varðveislustaði safnanna er mjög erfitt að skapa yfirsýn og gera sér í hugarlund hvað vantar eða hvort að einhverju er ofaukið. Því er skráning grunnforsenda söfnunar nýrra aðfanga en líka grisjun þess sem þegar hefur verið safnað.. 

Markmið skráningarhandbókarinnar snúast að miklu leyti um gæði skráningar og samræmi. Að notendur fái skýrar leiðbeiningar til að öðlast yfirsýn yfir helstu aðgerðir kerfisins og þrói þannig með sér öryggi til að feta sig um kerfið og nýta sér innbyggðu hjálpina í öllum skráningarsniðum. Að tryggja gæði skráningar og bæta aðgengi að upplýsingum um skráð aðföng. Skráningarhandbókin á að veita aðstoð og svara þeim fyrirspurnum sem gætu komið upp í skráningarferlinu. Handbókin skiptist í þrjá hluta: formála og inngang, grunnþætti kerfisins, og ítarlega yfirferð yfir skráningu hverrar aðfangategundar fyrir sig. Síðastnefnda hlutanum er skipt í 13 kafla sem hver fjallar um ákveðin sératriði sem þarf að hafa í huga við skráningu í hverja aðfangategund. Sérhver kafli inniheldur lýsingar og skilgreiningar á öllum atriðum sem notuð eru við skráningu. 

Almennt um skráningu í Sarp

Sarpur skiptist í tvo vefi, innri og ytri. Í grunninn er innri vefurinn stjórntækið sem söfnin nota til þess að skrá sínar safneignir til að fá yfirsýn yfir hvað þau varðveita. Það eru upplýsingarnar sem fylgja hverju aðfangi eða grip sem gera það verðmætt. Ytri vefurinn er síðan sá hluti Sarps sem er aðgengilegur almenningi á slóðinni sarpur.is.

Núverandi útgáfa Sarps er 3.0 og er hann venslaður, miðlægur og veflægur gagnagrunnur byggður á MS SQL. Sem þýðir hvað? Jú hann er sameiginlegur gagnagrunnur aðildarsafnanna útbúinn til að halda utan um upplýsingar um þeirra safneignir. Það að hann sé veflægur þýðir einfaldlega að hann er aðgengilegur hvaðan sem er og hvenær sem er frá nettengdri tölvu. Það er því engin þörf á því að hlaða niður sérstökum forriti heldur er aðgengi að Sarpi í gegnum vafra. Bæði innri og ytri vefir Sarps eru aðgengilegir í gegnum vafra sem þýðir að þú getur komist á báða vefina frá hvaða nettengdu tölvu sem er. Mikilvægt er því að nota Chrome-vafrann við skráningu í Sarp, hvort sem notast er við Mac eða Windows stýrikerfi. 

Sarpur býður upp á að halda utan um mikið magn gagna í stigveldisskiptum undirskrám á auðveldan og skýran máta. Hann býður einnig upp á það að á fljótlegan máta séu forstofnaðar færslur í gegnum hraðskráningu með safnnúmerum og sameiginlegum upplýsingum sem eiga við margar færslur. Frekari upplýsingum er hægt að skrá og breyta færslu fyrir færslu en einnig er hægt að keyra inn upplýsingar úr þar til gerðum Excel skjölum. Sem býður upp á það að skráning getur verið mjög fljótvirk með réttu vinnulagi. Til að tryggja að skrásetjari sé ávallt með síðustu upplýsingar og breytingu í gagnagrunninum þá er mikilvægt að framkvæma aðgerðina Ctrl+F5. Þá er tenging við gagnagrunninn endurnýjuð og nýjustu breytingar og upplýsingar tiltækar.

Safnstjórar og/eða aðrir ábyrgðaraðilar innan aðildarsafnsins geta sótt um notendanafn og lykilorð hjá fagstjóra Sarps á hjalp@landskerfi.is