Í einingunni Samstarfsaðilar eru skráðir einstaklingar, stofnanir og fyrirtæki sem safnið er í samskiptum við. Þar eru meðal annars geymdar núverandi samskiptaupplýsingar, svo sem heimilisfang, símanúmer, netfang og vefslóðir.
Samstarfsaðilar geta tengst ýmsum verkferlum í Sarpi, til dæmis sýningum, samningum, lánum, flutningum og rannsóknum. Dæmi um aðila eru sýningarstaðir, lánveitendur, lántakendur, flutningsaðilar, birgjar, verktakar og aðrir samstarfsaðilar.
Mundu
- Leitaðu alltaf fyrst áður en nýr samstarfsaðili er skráður til að forðast tvískráningu.
- Samstarfsaðilar eru fyrst og fremst notaðir fyrir aðila sem safnið er í virkum samskiptum við og þarf að geta tengt við verkefni í Sarpi.
- Nafnaskrá er fyrst og fremst ætluð fyrir einstaklinga og stofnanir þegar skrá þarf sögulegar eða aðrar upplýsingar um aðilann í tengslum við safnkostinn.
- Sami aðili getur í ákveðnum tilfellum verið til bæði í Samstarfsaðilum og Nafnaskrá, en færslurnar gegna þá mismunandi hlutverki.
Hvenær á að nota Samstarfsaðila?
Samstarfsaðilar eru notaðir þegar halda þarf utan um núverandi tengiliðaupplýsingar einstaklings, stofnunar eða fyrirtækis og tengja aðilann við verkferli eða verkefni í Sarpi.
- Sýningarstaðir, til dæmis safn, menningarhús eða annar sýningarstaður.
- Lánveitendur og lántakendur í tengslum við samninga.
- Samstarfsaðilar og þátttakendur í sýningum, rannsóknum eða verkefnum.
- Verktakar og þjónustuaðilar, til dæmis flutningsaðilar, ljósmyndarar og forverðir.
- Rannsóknaraðilar, háskólar eða stofnanir sem koma að rannsóknum eða greiningum.
Leita áður en nýr aðili er skráður
Áður en nýr samstarfsaðili er búinn til þarf að athuga hvort aðilinn sé þegar til í kerfinu.
- Opnaðu Samstarfsaðila.
- Leitaðu að nafni eða heiti aðilans í leitinni vinstra megin.
- Prófaðu fleiri en eina stafsetningu eða leitaðu að hluta úr heitinu ef ekkert finnst.
- Ef aðilinn er til, opnaðu færsluna og uppfærðu upplýsingar eftir þörfum.
- Ef aðilinn finnst ekki, stofnaðu nýja færslu.
Sami aðili er stundum skráður oftar en einu sinni, til dæmis „Þjóðminjasafn Íslands“ og „Þjóðminjasafnið“. Leitaðu því bæði eftir fullu heiti og hluta úr heiti áður en þú stofnar nýja færslu. Sendið póst á sarpurhjalp@landskerfi.is ef þið verðið vör við tvískráningar.
Skrá nýjan samstarfsaðila
- Smelltu á Búa til nýja færslu.
- Skráðu nafn einstaklings og/eða stofnun eftir því sem við á.
- Skráðu heimilisfang, póstnúmer, borg og land ef upplýsingarnar liggja fyrir.
- Undir Tengiliður skráir þú frekari samskiptaupplýsingar, svo sem símanúmer, netfang og vefslóð.
- Skráðu aðrar upplýsingar ef það á við.
- Vistaðu færsluna.
Helstu upplýsingar á færslu
Nafn, stofnun og heimilisfang
Skráðu nafn einstaklings og/eða stofnun eftir því sem við á. Einnig er hægt að skrá deild, heimilisfang, póstbox, póstnúmer, borg, sveitarfélag og land.
Miði
Hægra megin birtist reiturinn Miði. Hann tekur saman nafn, stofnun og heimilisfang og sýnir hvernig upplýsingarnar geta birst við útflutning, til dæmis á umslögum eða á bréfum.
Tölvupóstur og póstur
Reitirnir Tölvupóstur og Póstur eru notaðir til að skrá hvort heimilt sé að hafa samband við viðkomandi með tölvupósti eða hefðbundnum pósti.
Þessar stillingar skipta máli ef Hópar eru notaðir til fjöldasendinga. Aðili sem er merktur Nei fyrir tölvupóst eða póst er þá ekki tekinn með í viðkomandi sendingu.
Athugið: Ef ekkert er valið í reitunum Tölvupóstur eða Póstur túlkar kerfið það sem samþykki fyrir viðkomandi samskiptaleið.
Tengiliður
Undir Tengiliður er hægt að skrá fleiri samskiptaleiðir fyrir aðilann.
- Símanúmer
- Netfang
- Vefslóð
- Aðrar tengiliðaupplýsingar
Hægt er að skrá fleiri en eina færslu og velja tegund hverrar samskiptaleiðar. Einnig er hægt að skrá starfsheiti eða hlutverk og sérstakt ávarp fyrir bréf ef það á við.
Tilvísanir
Flipinn Tilvísanir sýnir hvar samstarfsaðilinn er notaður annars staðar í Sarpi. Tengingar myndast oft sjálfkrafa þegar samstarfsaðili er valinn í viðeigandi reit í annarri einingu.
Dæmi eru lánveitandi í samningi, þátttakandi í flutningi eða annar aðili sem tengist færslu í kerfinu.
Ábending: Gott er að skoða Tilvísanir áður en eldri færsla er breytt eða sameinuð. Þar sést hvaða færslur í kerfinu tengjast samstarfsaðilanum.
Aðrar upplýsingar
Undir Aðrar upplýsingar er hægt að skrá upplýsingar sem tengjast samþykki og meðferð tengiliðaupplýsinga.
Þar má meðal annars skrá tegund uppruna, heimild, hvort samþykki liggi fyrir, dagsetningu samþykkis, gildistíma og frekari athugasemdir.
Tengingar við aðrar einingar
Samstarfsaðilar geta tengst öðrum einingum í Sarpi. Tengingar myndast oft þegar aðili er valinn í viðeigandi reit í annarri einingu.
- Sýningar: sýningarstaður, samstarfsaðili eða þátttakandi.
- Samningar: lánveitandi, lántakandi eða annar samningsaðili.
- Flutningar: flutningsaðili, þátttakandi eða móttakandi.
- Rannsóknir/greiningar: rannsóknarstofnun eða samstarfsaðili.
Dæmi um notkun
Sýningarstaður
Þegar sýning er skráð er sýningarstaður valinn úr Samstarfsaðilum. Ef sýningarstaðurinn finnst ekki þarf að skrá hann fyrst í þessari einingu.
Lánveitandi eða lántakandi
Í samningum eru aðilar eins og lánveitandi og lántakandi sóttir úr Samstarfsaðilum. Því er mikilvægt að heiti og samskiptaupplýsingar séu skráðar rétt.
Samstarfsaðili í verkefni
Ef safnið vinnur verkefni með einstaklingi, annarri stofnun eða fyrirtæki er hægt að skrá aðilann í Samstarfsaðila og tengja hann við viðeigandi verkefni, sýningu, samning eða annan verkferil.
Samstarfsaðilar eða Nafnaskrá?
| Nota | Þegar um er að ræða | Dæmi |
|---|---|---|
| Samstarfsaðilar | Aðila sem safnið er í virkum samskiptum við og þarf núverandi tengiliðaupplýsingar fyrir. | Sýningarstaður, lánveitandi, lántakandi, flutningsaðili, fyrirtæki, verktaki eða rannsóknarstofnun. |
| Nafnaskrá | Aðila sem skrá þarf sögulegar eða aðrar upplýsingar um í tengslum við safnkost. | Höfundur, listamaður, ljósmyndari, framleiðandi eða annar aðili tengdur aðfanginu sjálfu. |
Athugið: Sami einstaklingur eða stofnun getur átt færslu í báðum einingum. Færslan í Nafnaskrá lýsir þá aðilanum og sögulegum tengslum hans við safnkost, en færslan í Samstarfsaðilum heldur utan um núverandi samskiptaupplýsingar og tengingar við verkferla.
- Sýningarstaður er aðeins skráður í Nafnaskrá en vantar í Samstarfsaðila þegar nota á hann í umsýslu.
- Sami aðili er stofnaður oftar en einu sinni vegna þess að ekki var leitað fyrst.
- Óformlegt heiti er notað þótt opinbert heiti sé þekkt.
- Eldri færslu er breytt án þess að skoða fyrst hvaða tilvísanir tengjast henni.
Gátlisti
- Leitaðir þú að aðilanum áður en þú stofnaðir nýja færslu?
- Er nafn eða heiti skráð með samræmdum og formlegum hætti?
- Er rétt eining notuð — Samstarfsaðilar eða Nafnaskrá?
- Eru helstu samskiptaupplýsingar skráðar?
- Eru Tölvupóstur og Póstur rétt stillt ef nota á hópa eða fjöldasendingar?
- Eru tengiliðaupplýsingar og hlutverk skráð ef það hjálpar næsta notanda?
- Hefur þú skoðað Tilvísanir ef þú ert að breyta eldri færslu?
- Nafnaskrá – yfirlit og skráning
- Sýningar – yfirlit og skráning
- Samningar – yfirlit og skráning
- Hópar – tengiliðahópar og fjöldasendingar
- Leit í Sarpi – möguleikar
Var þessi grein gagnleg?
Það er frábært!
Þakka þér fyrir álit þitt
Því miður! Við gátum ekki verið hjálpleg
Þakka þér fyrir álit þitt
Viðbrögð send
Við kunnum að meta fyrirhöfn þína og munum reyna að laga greinina